上周跟一个做制造的老板喝茶，他拍桌子说，去年招了个号称懂数字化的采购总监，花了小几百万上系统，结果现在审批还是要跑三四个部门签字，上个月买的一批生产耗材，因为走流程走了两周，生产线停了一天，亏的钱比系统钱还多。
我当时没接话。
太常见了。很多人觉得采购数字化就是把线下审批搬到线上，填表单点鼠标就行，根本不是。
被误解的”数字化”：不是把表格搬去线上
大部分企业的采购数字化第一步就错了——没有先梳理冗余流程，直接把线下流程映射到线上工具里。
之前接触过一个做零售的品牌，采购部的人说，他们以前线下走采购申请，只要部门经理签字就行，上了系统之后，因为当初上系统的时候，IT部门怕担责任，把所有超过1000块的采购申请都加了财务、行政、分管副总三个审批节点，本来一周能走完的流程，现在要等半个月，采购部的人宁愿绕开系统走线下报销，最后系统成了摆设，每个月还要交服务费。
对吧？工具永远是放大原有效率的，要是你本来的流程就是堵的，上了工具只会把堵点放大得更明显。
真正的优化，是先砍流程再上系统
流程优化的核心不是给每个节点加自动提醒，而是把”无意义的审核节点”全部砍掉。
我见过不少做得好的团队，上系统之前先拉着采购、财务、业务部门开3次会，把每一笔采购的审批节点列出来，问三个问题：这个节点的审核人，能对这笔采购的什么风险负责？如果不审，会出什么问题？有没有办法用系统的规则代替人工审核？
比如常规的办公耗材采购，已经在年度预算里的，系统直接自动匹配预算额度，只要申请人填的金额在额度内，直接跳过财务审核，自动生成采购单，对接供应商的系统发货，整个过程不需要人签字。
省下来的人力，去做什么？去谈供应商的议价，去跟踪非常规采购的项目落地，而不是天天坐在电脑前点”同意”。
这才是数字化的意义。
不是让员工多填几个字段。
是把人从机械的重复劳动里拽出来。
别踩的坑：上了系统就不管了
采购数字化流程优化从来不是一劳永逸的项目，是每个季度都要迭代的日常工作。
之前那个拍桌子的制造老板，后来回去把系统里的冗余节点砍了三个，把常规耗材的采购做成了系统自动触发，上个月的采购流程平均时长从12天降到了2天，生产线再也没因为等耗材停过。
他后来发微信说，早知道一开始就不着急上系统，先把流程理清楚，能省好多钱。
说实话，这话听着耳熟。
太多企业把数字化当成了一个要完成的KPI，花了钱上系统就觉得交差了，根本不管实际用起来顺不顺，最后钱花了，效率没提上来，还反过来骂数字化没用。
哪是数字化没用。
是你用的方式不对。
再过俩月就是年底采购高峰了，要是你的公司还在为采购流程卡壳头疼，不如先打开系统后台，看看那些审批节点的停留数据，先砍两个没用的节点试试？
反正也不亏。
作者|商讯
排版|商讯
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